Jeśli chcemy kupić, sprzedać lub wynająć mieszkanie, a przy okazji nie narazić się na straty finansowe, powinniśmy starannie wybrać biuro pośrednictwa. Ważne, by działało profesjonalnie, zgodnie z przepisami i rzetelnie.

Zamiast ulegać magii tanich ofert, warto więc zwrócić uwagę na parę szczegółów, które pomogą dokonać trafnego wyboru.

1. Ogłoszenie w prasie
Już sama treść i forma ogłoszenia zamieszczonego prasie dają pewne wskazówki co do ogłoszeniodawcy. Jeśli w ogłoszeniu podany jest jedynie numer telefonu, może to sugerować, że ogłoszenie dała osoba prywatna lub agencja zajmująca się handlem nieruchomościami przypadkowo lub bez wymaganych uprawnień. Zgodnie ze standardami zawodowymi, pośrednikowi nie wolno ogłaszać swoich ofert bez ujawnienia statusu pośrednika, nie wolno mu też reklamować oferowanych usług jako wolnych od opłat czy wynagrodzeń.

2. Pierwsze spotkanie
Osoba, która zgłosi się do agencji telefonicznie, powinna zostać zaproszona na spotkanie do siedziby firmy. Jeśli ze strony pośrednika pada propozycja spotkania np. w kawiarni, czy na ulicy – może to oznaczać, że agencja nie ma biura lub jej lokal nie nadaje się, by w nim przyjmować klientów. A może z wiadomych sobie przyczyn pośrednik nie chce ujawnić swojego adresu? W takich przypadkach rokowania na udaną transakcję są mizerne, a jej finał może zakończyć się np. utratą wpłaconych pieniędzy.

3. Siedziba firmy
Zwróćmy uwagę na adres i lokalizację agencji nieruchomości. Lokal w biurowcu w dobrej dzielnicy jest lepszy niż pokój w mieszkaniu na obrzeżach miasta. Zwróćmy uwagę, czy szyld danej firmy znajduje się na zewnątrz budynku i jak wygląda informacja wewnątrz. Kartka przypięta na drzwiach wejściowych pinezką, którą zawsze można zdjąć i biura nie ma, powinna dawać do myślenia. Ważna jest też organizacja firmy, jej wyposażenie i ład panujący wewnątrz.

4. Dokumenty firmy
Pamiętajmy, że mamy prawo zapytać o prawną formę działania biura i poprosić o okazanie odpisu z rejestru działalności gospodarczej, a także o okazanie licencji uprawniającej do wykonywania zawodu pośrednika w obrocie nieruchomościami - w każdej agencji musi być co najmniej jeden pośrednik licencjonowany. Licencję można sprawdzić w centralnym rejestrze prowadzonym przez Ministerstwo Budownictwa. Można też skorzystać ze spisu licencjonowanych pośredników zamieszczonego na witrynie internetowej Polskiej Federacji Rynku Nieruchomości.
Sprawdźmy też, czy agent ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą wyniknąć w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa. Z dokumentów dowiemy się też, czy firma zajmuje się jedną dziedziną, czy też różnymi - począwszy od handlu samochodami, a na artykułach spożywczych skończywszy. Jeśli tak, to warto się zastanowić, czy interesująca nas branża jest jej mocną stroną i od kiedy firma para się działalnością nieruchomościową.

5. Zrzeszone - pewne
Przynależność biura do organizacji branżowych, takich jak lokalnie działające stowarzyszenia pośredników w obrocie nieruchomościami, zrzeszone w Polskiej Federacji Rynku Nieruchomości identyfikuje firmę i uwiarygadnia ją. Zrzeszeni pośrednicy muszą przestrzegać standardów zawodowych, a nad ich działaniem czuwa Komisja Etyki Zawodowej. W stowarzyszeniu będziemy mogli zasięgnąć informacji o firmie, a jeśli będziemy mieli zastrzeżenia co do pracy biura – będziemy mogli złożyć zażalenie do Sądu Koleżeńskiego przy stowarzyszeniu. Skargę możemy skierować też do Komisji Odpowiedzialności Zawodowej, powołanej przy Ministerstwie Budownictwa.
Pośrednicy zrzeszeni w Federacji posługują się owalną pieczęcią PFRN, zawierającą imię, nazwisko, numer rejestrowy pieczęci oraz numer licencji pośrednika.

6. Cennik usług
Prowadząc rozmowę w biurze, powinniśmy obowiązkowo zapoznać się z cennikiem usług danej firmy. Pozwoli to na skalkulowanie kosztów zaangażowania biura do obsługi transakcji i określi zakres świadczonych usług

7. Umowa o pośrednictwo
Kluczową sprawą jest umowa o wykonanie usługi czyli inaczej mówiąc umowa o pośrednictwo. Powinna ona zawierać szczegółowe warunki przeprowadzenia określonej transakcji. Klient, otrzymując taką umowę, powinien bardzo dokładnie ją przeczytać i poprosić o wyjaśnienia, jeśli uzna, że zawarte w niej postanowienia budzą wątpliwość. Podstawowe informacje, jakie powinna zawierać umowa to dane dotyczące biura i klienta, dokładne określenie czynności, jaką klient zleca firmie, okres, na jaki umowa została zawarta, wysokość uzgodnionego wynagrodzenia , tryb płatności, ewentualne zabezpieczenia , informacje o zawarciu klauzuli wyłączności na tę usługę oraz inne ważne dla stron zagadnienia. Powinna zawierać też nr licencji zawodowej pośrednika i klauzulę o posiadanym obowiązkowym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej.
W przypadku zastosowania finansowego zabezpieczenia transakcji przez biuro czyli kaucji, musi pojawić się informacja o trybie jej rozliczenia i zwrotu kaucji klientowi. Takie rozwiązania gwarantują klientowi bezpieczeństwo.
Zgodnie z „Ustawą o gospodarce nieruchomościami” umowa pośrednictwa musi być zawarta w formie pisemnej – takie samej formy wymagają ewentualne zmiany wprowadzane do umowy. Późniejsze powoływanie się np. na uzgodnienia telefoniczne nie będą dla stron wiążące. Jednocześnie jest to doskonały moment na przeprowadzenie negocjacji z pośrednikiem co do wysokości proponowanego wynagrodzenia i sposobu realizacji transakcji. Po wykonaniu usługi rokowania nie będą skuteczne.

8. Oferty
Klient powinien mieć swobodny dostęp do katalogu ofert danego biura nieruchomości. Katalogi mogą mieć różną formę, ważne jest jednak, by oferty znajdujące się w nich były szczegółowo i rzetelnie opisane. Warunkiem dopuszczenia oferty do obrotu jest zawarcie umowy pośrednictwa pomiędzy zgłaszającym ofertę a biurem. Zapewnia to ofertom wybranym przez klienta wiarygodność i potwierdza dokonanie zgłoszenia. Prezentowanie ofert dla których biuro nie ma zawartych umów, nie jest zgodne z prawem.

9. Obsługa klienta
Pracownik biura nieruchomości ma obowiązek sprawdzić, czy wybrana przez nas oferta jest w danym momencie aktualna, dopiero wtedy może podać jej dokładny adres. Dobre, renomowane biura nieruchomości, po podpisaniu umowy umawiają klienta na oględziny nieruchomości, a pracownik towarzyszy z potencjalnemu nabywcy w spotkaniu z właścicielem i służy pomocą we wstępnych negocjacjach.

10. Transakcja
Przystępując do transakcji powinniśmy zwrócić uwagę na jej poszczególne etapy - począwszy od zawarcia umowy np. przedwstępnej po umowę właściwą, czyli akt notarialny. W przypadku niejasnych sformułowań – podobnie jak przy umowie pośrednictwa, prośmy o ich wytłumaczenie. Wszystkie niedomówienia mogą być bowiem interpretowane na naszą niekorzyść. Szczególną uwagę warto zwrócić na punkty dotyczące rozliczeń finansowych między stronami transakcji, a także rozliczeń z biurem pośrednictwa.

Tomasz Błeszyński
doradca rynku nieruchomości